Как правильно оформить документы при сделках с программным обеспечением?

Проверьте себя, правильно ли ваша IT компания оформляет сделки: какие документы должны быть составлены и переданы покупателю или получены от продавца.

Если ваша компания разрабатывает программное обеспечение на заказ, продает или перепродает лицензии на ПО различными способами, то нужно правильно оформлять документы, чтобы не нарушать закон, не получить штраф и иметь документы для предъявления в качестве доказательства в налоговой и суде.

Если вы оказали услугу:

• Договор (может быть в устной форме)
• Акт оказания услуги (может быть в свободной форме)
• Счет-фактура в строгом соответствии с форматом согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

– Если вы плательщик НДС и услуга облагается НДС, вы составляете сч/ф.
– Если вы плательщик НДС, но услуга не облагается НДС, то в графе НДС необходимо указать «Без НДС».
– Если вы не плательщик НДС, вы можете составить сч/ф (можно не выставлять), но в графе НДС указать «Без НДС».
– В случае, если вы не плательщик НДС, но решили выставить сч/ф с НДС, вы ответственны за перечисление НДС в бюджет в полном объеме, а также за подачу декларации по НДС.

• Также вместо отдельно акта и счета-фактуры можно составить единый документ УПД – «Универсальный передаточный документ», который годится для пользователей всех систем налогообложения. Принципы отражения НДС верны и для УПД.

Если вы реализовали неисключительную лицензию – право использования программным продуктом.

• Договор (для целей подтверждения льготы по НДС должен быть в письменной форме)
• Акт приемки-передачи прав (может быть в свободной форме)
• Счет-фактура в строгом соответствии с форматом согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

– Если вы плательщик НДС, то вы должны составить сч/ф с указанием «Без НДС».
– Если вы не плательщик НДС, то сч/ф можно не выставлять. Если вы решите выставить сч/ф, то в графе НДС нужно указать «Без НДС».
– Если вы продаете пакет: лицензию плюс услуги, то можно составить сч/ф с указанием номенклатуры в отдельных строках. Лицензия не облагается НДС, услуги облагаются.

Если вы отгружаете товарные позиции. Сюда входят и программы на материальных носителях – коробочная продукция и собранный и скомплектованный комплекс.

• Договор (может быть в устной форме)
• Накладная Торг-12
• Счет-фактура в строгом соответствии с форматом согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

– Если вы плательщик НДС, вы составляете сч/ф. В случае, если ваш аппаратный комплекс укомплектован неисключительной лицензией, то укажите ее отдельной строкой во всех документах, это позволит вам сэкономить на НДС.
– Если вы не плательщик НДС, вы можете составить сч/ф (можно не выставлять), но в графе НДС указать «Без НДС».
– В случае, если вы не плательщик НДС, но решили выставить сч/ф с НДС, вы ответственны за перечисление НДС в бюджет в полном объеме, а также за подачу декларации по НДС.

• Вместо Накладной Торг-12 и Сч/ф можно оформить единый документ УПД (см выше).

В случае розничных продаж

• Чек ККТ (Не требуется в случае работы на ЕНВД или патенте до 01.07.2018г.)
• Товарный чек (или любой подобный документ по требованию покупателя)

В случае продаж через Интернет

• Квитанция-чек в электронном виде направляется покупателю через Интернет
• Применить онлайн ККТ (с направлением информации в налоговый орган)
• Если оплата производится электронными денежными средствами, то ККТ применять не нужно, т.к. при расчетах через электронный кошелек деньги поступают на счет продавца в безналичном порядке. Это правило верно до 01.07.2018г.

Правильное оформление документов – это очень важный момент в деятельности любой компании. Компаниям, которые создают или как-то взаимодействуют с интеллектуальной собственностью, ведут внешнеэкономическую деятельность, нужно особенно внимательно относится к оформляемым документам.

В нашей деятельности нередко встречаются ситуации, когда мы помогаем нашим клиентам сэкономить значительные суммы, “всего лишь правильно оформляя нужные документы”.

Если у вас есть интерес к этой теме, то можете прочитать об этом подробнее. Для этого мы создали небольшую подборку историй под названием: